Für ein erfolgreiches Event, das nicht in Vergessenheit gerät, darf vor allem eines nicht fehlen: das richtige Rahmen- und Begleitprogramm.

 

Das Rahmenprogramm ist das wahre Herzstück Ihrer Veranstaltung

Denken Sie kurz an die letzte Tagung, Konferenz oder Firmenfeier, an der Sie teilgenommen haben, zurück. Wie gut ist Ihnen diese Firmenveranstaltung im Gedächtnis geblieben? Und insbesondere: An welche Elemente des Events können Sie sich besonders gut erinnern?

Vielleicht haben Sie nur noch eine vage Ahnung davon, welche Inhalte in den Vorträgen, Seminaren und Reden vermittelt wurden. Dafür wissen Sie aber vermutlich noch ganz genau, ob das Restaurant in dem Sie essen waren gut oder schlecht war und ob Sie das Rahmenprogramm begeistert oder gelangweilt hat. Dieses kurze Gedankenexperiment reicht meist aus, um aufzuzeigen, dass sich Teilnehmer*innen in vielen Fällen weniger an die Details des Hauptprogrammes erinnern als an das Begleitprogramm.

Das hat einen einfachen Grund: In Erinnerung bleiben nicht die vermittelten Informationen, sondern die erzeugten Emotionen.

 

Garantiert keine Langeweile mit dem richtigen Rahmenprogramm für Ihr Event

Diese Tatsache soll Sie als Veranstalter*in jedoch nicht demotivieren. Ganz im Gegenteil: Sie können dieses Wissen für sich nutzen, indem Sie mit einem gut durchdachten Rahmenprogramm dafür sorgen, dass Ihr Event noch lange in Erinnerung bleibt. Strategisch auf Ihre Veranstaltung und Zielgruppe abgestimmt, wird das Rahmenprogramm zu einem wirkungsvollen Instrument in der Gestaltung unvergesslicher Events.

Doch wie kreiert man als Veranstaltungsplaner*in ein Rahmenprogramm, das nicht nur Spaß macht, sondern auch die Zielsetzung des Events effektiv unterstützt? Unser Leitfaden hilft Ihnen weiter.

 

Schritt für Schritt zum perfekt geplanten Rahmenprogramm

Wie auch bei allen anderen Aspekten eines gelungenen Firmenevents gilt: Planung ist das A und O für ein ausgezeichnetes Begleitprogramm.

 

1. Klarheit über Leitidee und Zielsetzung

Bevor es an die Recherche und Organisation von Rahmenprogrammaktivitäten geht, müssen einige grundlegende Fragen geklärt werden. Um ein strategisch wirkungsvolles und auf das Event abgestimmtes Begleitprogramm kreieren zu können, muss klar sein, welches Ziel die Firmenveranstaltung in erster Linie verfolgt. Stehen Fortbildung, Teambuilding, Mitarbeiter*innen-Bindung oder andere Tagungsziele im Fokus?

Je nach Tagungsziel eignen sich unterschiedliche Programmformate.

Soll beispielsweise das Gemeinschaftsgefühl unter Mitarbeiter*innen gestärkt werden, eignen sich Teambuilding-Aktivitäten, welche Kommunikation, effektive Zusammenarbeit und Vertrauensbildung fördern. Dazu gehören etwa Escape Rooms, Survival Trainings oder Floßbauworkshops.

Zielt das Event hingegen darauf ab, die Motivation und Leistungsfähigkeit der Teammitglieder zu steigern, sind inspirierende Erlebnisse oder auch Aktivitäten mit Wettbewerbscharakter zu empfehlen. Ein Feuerlauf, zum Beispiel, kann die ungeahnte Willenskraft der Teilnehmer*innen aufzeigen, während Team-Olympiaden und andere Wettbewerbe die gesunde Konkurrenzfähigkeit fördern und zu neuen Höchstleistungen anregen.

Bei Fachkonferenzen, Kongressen und anderen Weiterbildungsveranstaltungen wo die Wissensvermittlung im Vordergrund steht, ist ein Rahmenprogramm mit Erholungs- und/oder Entertainment-Faktor optimal. Insbesondere Aktivitäten, die Bewegung nach langem Sitzen ermöglichen, lockern lange Seminartage auf.

Ideal ist es, wenn das Rahmenprogramm auch themenmäßig zur Veranstaltung passt. Wie wäre es zum Beispiel mit einem gemeinsamen Kochkurs im Anschluss an eine Konferenz im Bereich Gesundheit und Ernährung oder mit einer Office-Yoga-Einheit, um das Seminar rund um Wohlbefinden am Arbeitsplatz aufzulockern?

 

2. Aktivitäten auf Zielgruppe und Gruppengröße abstimmen

Neben dem Tagungsziel der Firmenveranstaltung spielen auch die Zielgruppe und die Gruppengröße eine entscheidende Rolle bei der Auswahl von passenden Rahmenprogrammaktivitäten.

Die Zielgruppe des Events hat den größten Einfluss darauf, welche Aktivitäten in Frage kommen und welche nicht. Sammeln Sie daher so viele Informationen wie möglich rund um Alter, Geschlecht, Hierarchiestufe im Unternehmen, persönliche Vorlieben, Fitnesslevel und eventuelle Einschränkungen der Teilnehmer*innen. Das ermöglicht es Ihnen, ein ansprechendes und inklusives Programm für Ihre Zielgruppe zu gestalten. Sind die Teilnehmer*innen sehr divers, ist es oft ratsam, mehrere Optionen für unterschiedliche Altersgruppen und Fitnesslevel anzubieten.

Zusätzlich zur Zielgruppe muss auch die Gruppengröße bedacht werden. Klassische Teambuilding-Aktivitäten sind am besten in kleineren Gruppen mit bis zu 30 Teilnehmer*innen umsetzbar. Bei größeren Gruppen hingegen eignen sich Motivations- und Entertainmentprogramme oft besser.

 

3. Jahreszeit und Wetter mitdenken

Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihres Begleitprogrammes auch die Jahreszeit und die zu erwartenden Wetterbedingungen.

Saisonale Rahmenprogrammaktivitäten und Erlebnisse sind bei Teilnehmer*innen häufig besonders beliebt. Im Winter bieten sich Schneeschuhwanderungen, Christkindlmärkte und Thermenbesuche an, während in den warmen Sommermonaten Grillfeste, Bootsfahrten und Erlebnisaktivitäten wie Rafting oder Klettern im Hochseilgarten für Begeisterung sorgen.

Finden Teile Ihres Begleitprogrammes draußen statt, spielt selbstverständlich auch das Wetter eine bedeutende Rolle. Ein Rahmenprogramm unter freiem Himmel ist eine wunderbare Möglichkeit, nach langem Sitzen in abgedunkelten Seminarräumen frische Luft zu schnappen und Bewegung in die Teilnehmer*innen zu bringen. Ist es draußen jedoch kalt, nass und ungemütlich, werden Teilnehmer*innen ein Outdoor-Programm meist mit wenig Enthusiasmus begrüßen. Da sich das Wetter nie mit absoluter Sicherheit voraussagen lässt, ist es ratsam, auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein und eine Ausweichmöglichkeit oder eine alternative Aktivität in der Hinterhand zu haben.

 

4. Budget im Auge behalten

Bei der Ideenfindung und Gestaltung Ihres Rahmenprogrammes sind Ihrer Kreativität theoretisch keine Grenzen gesetzt — in der Praxis aber meist doch, und zwar in Form Ihres Veranstaltungsbudgets. Die besten Ideen sind wertlos, wenn das Budget zur Umsetzung nicht gegeben ist. Stellen Sie daher sicher, dass Sie eine gute Vorstellung des vorhandenen Budgets haben bevor Sie damit beginnen, mögliche Aktivitäten zu recherchieren und anzufragen.

Ein ansprechendes Rahmenprogramm muss nicht unbedingt teuer sein. Firmen-Olympiaden, Teambuilding-Aktivitäten die mit wenig Ressourcen auskommen und selbst organisierte Workshops sind kostengünstige Alternativen zu Ausflügen und extern gebuchten Aktivitäten.

 

5. Legen Sie Wert auf Vielseitigkeit und Abwechslung

Insbesondere bei großen Veranstaltungen mit einer diversen Zielgruppe sollte ein gelungenes Rahmenprogramm Abwechslung bieten und vielseitige Interessen abdecken. Eine gute Mischung aus interaktiven Workshops, Abenteuererlebnissen, sportlichen Aktivitäten, kulturellen Ausflügen und Entspannungsangeboten sorgt dafür, dass für jeden Geschmack etwas dabei ist.

 

6. Binden Sie lokale Attraktionen und Kultur mit ein

Stadtführungen zählen zu den Klassikern im Rahmenprogramm unterschiedlichster Firmenveranstaltungen — und das mit gutem Grund. Auch wenn die Tour durch das Stadtzentrum, lokale Sehenswürdigkeiten und Museumsbesuche nicht zu den innovativsten Programmpunkten auf Ihrem Begleitprogramm zählen, sollten Sie dennoch nicht fehlen. Teilnehmer*innen, die aus anderen Regionen oder aus dem Ausland anreisen, möchten die Gelegenheit nutzen, den Konferenzort kennenzulernen und freuen sich in der Regel auf ein wenig Sightseeing.

Sind Ihnen klassische Stadtführungen dennoch zu bieder, suchen Sie nach kreativen Alternativen: Viele Städte bieten mittlerweile Erlebnistouren mit dem gewissen Etwas an, beispielsweise Nachtwächter-Touren, Krimi-Stadtführungen, Street-Art-Touren, Food-Touren oder auch Pub Crawls.

 

7. Planen Sie Ruhepausen ein

Vergessen Sie im Rausch der Programmplanung nicht darauf, reichlich Erholungspausen für Ihre Veranstaltungsgäste einzuplanen. Zwischen dem energiezehrenden Hauptprogramm und einem aufregenden Begleitprogramm muss auch noch Zeit für Entspannung und den Austausch zwischen Teilnehmer*innen bleiben. Ein paar Lücken im Veranstaltungsprogramm sind deshalb nicht nur in Ordnung, sondern schlichtweg notwendig.

Eine elegante Lösung ist es, lockere Kaffeepausen, gemeinsame Abendessen in entspannter Atmosphäre und optionale Networking-Gelegenheiten in den Zeitplan zu integrieren.  So können Teilnehmer*innen zwischendurch zur Ruhe kommen, sich mit anderen austauschen und Kontakte knüpfen.

 

8. Holen Sie Feedback von Ihren Teilnehmer*innen ein

Binden Sie Ihre Teilnehmer*innen soweit wie möglich in den Entscheidungsprozess rund um die Rahmenprogrammgestaltung mit ein. Je nach Art des Events, Zielgruppe und Anzahl der Teilnehmer*innen, stehen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung:

• Liegen Ihnen Informationen, Daten und Feedbacks von vergangenen Events vor, berücksichtigen Sie diese Rückmeldungen bei Ihrer Planung.
   

• Eine Umfrage unter (potenziellen) Teilnehmer*innen oder Gesprächsrunden mit Personen aus der Zielgruppe können Ihnen Klarheit in der Planungsphase bringen.
   

• Im Anschluss an Ihre Veranstaltung holen Sie unbedingt Feedback von Ihren Gästen ein, um die Stärken und Schwächen Ihres Rahmenprogrammes zu identifizieren und zukünftige Events noch besser zu gestalten.
  
   

Beginnen Sie Ihre Veranstaltungsplanung

Mit unseren Tipps haben Sie alles, was Sie brauchen, um ein unvergessliches Rahmenprogramm zu gestalten. Nun fehlt nur noch eines: die Umsetzung.

Bei der Organisation Ihrer Veranstaltung sollten Sie jedoch nicht beim Begleitprogramm beginnen. Zuerst darf die Entscheidung für einen Veranstaltungsort fallen.

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