Hybride Arbeits- und Veranstaltungsmodelle liegen zweifellos im Trend und gelten mittlerweile als Zauberformel für produktives Arbeiten. Gleichzeitig bringen Sie auch neue Herausforderungen mit sich.

Damit hybrides Arbeiten reibungslos funktioniert, ist vor allem eines wichtig: gemeinsame Besprechungen in denen sich Mitarbeiter*innen vor Ort, Mitarbeiter*innen im Homeoffice und Remote-Worker wie Freelancer miteinander abstimmen können.

Wie Ihnen erfolgreiche Hybrid-Meetings gelingen, erfahren Sie in diesem Leitfaden. Wir widmen uns den folgenden Themen:
 

• was ein Hybrid-Meeting überhaupt ist

• welche Vorteile und Herausforderungen hybride Meetings mit sich bringen

• Tipps, um hybride Veranstaltungen erfolgreich umzusetzen

 

 

Was ist ein Hybrid-Meeting?

Hybridveranstaltungen sind Face-to-face-Veranstaltungen mit virtueller Komponente.

Bei hybriden Besprechungen ist nur ein Teil der Teilnehmenden vor Ort — zum Beispiel im Büro oder einem Konferenzraum) dabei. Andere Personen, die beispielsweise aus dem Homeoffice oder remote arbeiten, schalten sich digital dazu.

Dieses Hybridformat wird nicht nur für Teambesprechungen erfolgreich genutzt; auch hybride Seminare, Konferenzen und Kongresse werden immer beliebter.

 

Vorteile und Herausforderungen von hybriden Meetings

In einer Welt, in der Remote-Arbeit und digitale Kommunikation immer mehr zur Norm werden, nehmen Hybrid-Meetings eine zentrale Rolle ein. Effektiv eingesetzt überzeugt dieses Veranstaltungskonzept mit einer Reihe von Vorteilen.
 

 

Vorteile von Hybrid-Meetings

 

• Hybride Meeting sind inklusiv
  Mitarbeiter*innen vor Ort, im Homeoffice und Remote-Worker haben alle die Möglichkeit, an Besprechungen unabhängig von ihrem Standort teilzunehmen. Auch Personen, denen beispielsweise aufgrund von gesundheitlichen Gründen eine Besprechung vor Ort nicht möglich gewesen wäre, können sich problemlos zuschalten. Dank hybriden Meetings wird niemand ausgeschlossen und alle können Teil der Konversation sein.

 

• Hybride Meetings sind flexibler
  Verglichen mit klassischen Face-to-face-Veranstaltungen bieten hybride Events mehr Flexibilität. Oftmals ist es einfacher, einen Termin zu finden, der für alle Teilnehmenden möglich ist, wenn keine Anreisezeit eingeplant werden muss. Auch im Hinblick darauf, welche Referent*innen und wie viele Teilnehmer*innen eingeladen werden können, gibt es mehr Möglichkeiten, da weder Standort noch Raumkapazität limitierende Faktoren sind.

 

• Hybride Meetings senken Zeit- und Kostenaufwand
  Bei hybriden Veranstaltungen entfallen die Reisekosten sowohl für Mitarbeiter*innen als auch Referent*innen. Da keine Notwendigkeit für eine lange Anreise besteht, können Zeit und Geld eingespart werden. Auch die Kosten für die Besprechungsräumlichkeiten können gesenkt werden, da weniger Platz für eine geringere Anzahl an Präsenzteilnehmer*innen benötigt wird.

 

• Hybride Meetings sind nachhaltiger
  Müssen weniger Teilnehmer*innen für ein Meeting anreisen, verringert dies den CoO2-Fußabdruck der Veranstaltung deutlich. Hybride Meetings können daher eine zielführende Maßnahme für nachhaltige Geschäftspraktiken sein.

 

Neben den zahlreichen Vorteilen bringen Hybrid-Meetings eine Reihe von Herausforderungen mit sich, die sich weder bei reinen Präsenzveranstaltungen noch bei Online-Besprechungen in dieser Form stellen. Die zentrale Schwierigkeit besteht darin, die Brücke zwischen virtuellen Teilnehmer*innen und Teilnehmer*innen vor Ort zu schlagen und eine „Zwei-Klassen-Veranstaltung“ zu vermeiden.

 

 

Typische Probleme, die bei hybriden Meetings immer wieder auftreten, sind:

 

• Das richtige technische Equipment fehlt
  Hybride Meetings stellen höhere Ansprüche an Infrastruktur und Equipment des Meetingraums, erfordern digitale Tools und Softwarelösungen und auch alle virtuell Teilnehmenden benötigen Zugriff auf eine technische Grundausstattung.

 

• Es mangelt an fachgerechter Moderation und Meeting-Etiquette
  Um eine fließende, gleichberechtigte Diskussion zwischen allen Teilnehmenden zu schaffen, benötigt es eine gut organisierte Moderation und klare Verhaltensregeln, die häufig fehlen.

 

• Es herrschen einschränkte Sichtverhältnisse zwischen Teilnehmer*innen
  Je nach Setup haben sich oftmals nicht alle Teilnehmer*innen im Blick. Wird lediglich ein Laptop mit einer Webcam verwendet, sehen digital zugeschaltete Teilnehmer*innen selten alle Teilnehmer*innen vor Ort. Dasselbe gilt umgekehrt: Ohne ausreichend großen Bildschirm oder Leinwand sehen Präsenzteilnehmer*innen die virtuellen Teilnehmer*innen kaum bis gar nicht.

 

• Es wird analoges Meeting-Equipment statt digitaler Tools verwendet
  Werden analoge Whiteboards oder klassische Flipcharts verwendet, sind virtuelle Teilnehmer*innen von der direkten Interaktion ausgeschlossen. Außerdem sind diese in der Regel schwer bis gar nicht zu sehen, wenn mit einer zentralen Raumkamera gearbeitet wird. Wird die Kamera für das Brainstorming auf das Whiteboard oder die Flipchart gerichtet, verlieren digitale Teilnehmer*innen dafür die Teilnehmer*innen vor Ort aus den Augen.

 

• Der Fokus des Meetings ist beeinträchtigt
  Sind Setup, technisches Equipment und Meeting-Regeln nicht optimal gelöst, ist es oft schwierig, den Fokus auf die Besprechung aufrechtzuerhalten. Eingeschränkte Sicht, schlechte Tonqualität, Ausschluss aus der Interaktion und potenzielle Hintergrundgeräusche können eine Besprechung zur Tortur machen.

 

Für ein erfolgreiches Hybrid-Meeting sollten Sie diese Fehler vermeiden. Damit Ihnen das gelingt, haben wir die wichtigsten Tipps und Tricks für Sie zusammengestellt.

 

 

7 Tipps für erfolgreiche hybride Meetings

 

 

1. Der Besprechungsraum muss richtig ausgestattet sein

Das richtige Setup ist das A und O für ein erfolgreiches Hybridmeeting. Bei der Auswahl des idealen Besprechungsraumes und Equipments sollten Sie daher einige Merkmale beachten:
 

• Freier Blick für alle
  Der gesamte Raum inklusive allen Teilnehmer*innen vor Ort sollte mit einer Kamera gut erfassbar sein, um virtuellen Teilnehmer*innen einen Überblick über das Geschehen zu geben. Umgekehrt sollten auch alle Präsenzteilnehmer*innen freie Sicht auf die digital Teilnehmenden, Präsentationen und genutzte Kollaborations-Tools wie digitale Whiteboards haben. Achten Sie daher darauf, dass der Besprechungsraum eine angemessene Raumgröße hat, übersichtlich ist und idealerweise in U-Form oder V-Form bestuhlt werden kann.

 

• Optimierte Video- und Audiosysteme
  Für uneingeschränkte Kommunikation auf Augenhöhe ist ein gutes Video- und Audio-System essenziell.
  
  Im Idealfall ist ein Konferenzraum für hybride Meetings mit professionellen Kameras, die über ein breites Sichtfeld und intelligente Funktionen wie Auto-Zoom und Group-Framing verfügen, ausgestattet. Neben der Videotechnologie selbst ist auch auf die richtige Beleuchtung zu achten: Weiches Licht, das durch indirekte und großflächige Lichtquellen geschaffen wird, vermeidet störende Effekte wie Reflektionen, Gegenlicht oder störende Schatten.
  
  Ein professionelles Audiosystem mit qualitativen Lautsprechern stellt sicher, dass die Redebeiträge für alle gut hörbar sind. Für gute Tonqualität sorgen im Raum verteilte Mikrofone mit Echo- und Geräuschunterdrückung. Alternativ kann bei Besprechungen mit wenigen Teilnehmer*innen vor Ort auch ein Tischmikrofon, welches zentral platziert ist und nicht von Person zu Person gereicht werden muss, zum Einsatz kommen. Der Nachteil dieser Variante ist jedoch, dass sich Störgeräusche wie das Abstellen von Wassergläsern am Tisch, oft sehr laut übertragen. Achten Sie auch darauf, dass der Seminarraum schallisoliert ist, um störende Hintergrundgeräusche von außen, Echo und Hall zu vermeiden.

 

• Moderne Präsentationstechnologie
  Die Herausforderung bei hybriden Meetings liegt darin, dass alle Teilnehmer*innen nicht nur sich gegenseitig, sondern auch geteilte Inhalte wie Präsentationen sowie genutzte Collaboration-Tools im Blick behalten können. Achten Sie daher darauf, dass Ihr gewählter Konferenzraum mit einem großflächigen Smartboard und einem ClickShare-System oder einer ähnlichen Konferenzlösung ausgestattet ist. Alternativ ist es auch möglich, eine Leinwand und einen Projektor zu nutzen, um die digital Teilnehmenden in den Raum zu holen und Multimediainhalte wie Präsentationen zu teilen. Für interaktive Funktionen sollte in diesem Fall jedoch ein separates Tool wie ein digitales Flipchart oder digitales Whiteboard zum Einsatz kommen, um sowohl den virtuellen Teilnehmer*innen als auch den Teilnehmer*innen vor Ort die Möglichkeit zu geben, sich aktiv einzubringen.

 

 

2. Teilnehmer*innen müssen die passende technische Ausstattung haben und darin geschult sein

Nicht nur der Besprechungsraum, sondern auch die virtuellen Teilnehmer*innen benötigen die richtige Ausstattung. Sämtliche Personen, die digital am Meeting teilnehmen, sollten als Grundausstattung über einen Laptop, eine Webcam, ein Headset mit Mikrofon und einen stabilen Internetzugang verfügen.

Zusätzlich sollten Sie als Veranstalter*in sicherstellen, dass alle Teilnehmer*innen im Vorfeld wissen, welche Softwarelösungen genutzt werden und wie sie damit umgehen. Es bietet sich an, eine kurze Schulung, welche die Grundkenntnisse der verwendeten Technologie vermittelt, zu organisieren. Zusätzlich sollten Sie technische Unterstützung anbieten, wenn jemand am Tag der Veranstaltung Schwierigkeiten damit hat, sich einzuloggen oder die Software zu bedienen. So sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmenden eine positive Erfahrung haben und Ihre Veranstaltung reibungslos über die Bühne geht.

 

3. Digitale und interaktive Tools nutzen

In hybriden Meetings wird selten nur gesprochen. Es werden Präsentationen gehalten, multimediale Inhalte geteilt, gemeinsames Brainstorming betrieben und möglicherweise gemeinsam an Dokumenten gearbeitet. Damit die Zusammenarbeit unter allen Beteiligten reibungslos funktioniert, ist es essenziell von analogen Besprechungstools wie dem klassischen Flipchart auf digitale, interaktive Tools umzusteigen. So können sowohl Teilnehmer*innen vor Ort als auch virtuelle Teilnehmer*innen aktiv an allen Prozessen beteiligt sein.

Prüfen Sie bereits bei der Planung welche Funktionen Sie für Ihr Meeting benötigen und wie sich Equipment und Tools am produktivsten nutzen lassen.

Moderne Videokonferenzsoftware und Collaboration-Tools wie Microsoft Teams oder Zoom verfügen bereits über eine Vielzahl von Features, die hybride Veranstaltungen interaktiv machen. Funktionen zur strukturierten Kommunikation wie der Chat oder die Q&A-Funktion, Polls für Abstimmungen, digitale Whiteboards für Brainstormings, Share-Funktionen für das Teilen von Präsentationen oder Multimedia-Inhalten und mehr sind oft direkt in der Softwarelösung integriert.

Zusätzlich müssen Sie sich Gedanken darum machen, wie die Teilnehmer*innen vor Ort diese digitalen Tools effektiv nutzen können — ohne dass jeder und jede mit einem eigenen Laptop oder anderem digitalen Gerät arbeiten muss. Eine ideale Lösung ist ein großflächiges Smartboard mit Touchscreen, welches als zentrales Gerät für die Interaktion aller Teilnehmer*innen vor Ort dient. Über dieses können das gemeinsame Whiteboard, Präsentationen und andere Dokumente geteilt und für alle Präsenzteilnehmer*innen interaktiv gemacht werden.

 

4. Meeting-Etiquette etablieren

Bei einem hybriden Meeting sind neben Agenda und Zeitvorgaben auch eine klare Rollenverteilung und im Vorhinein festgelegte Verhaltensregeln essenziell, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Gewisse Richtlinien und Rollen sollten bereits im Vorfeld festgelegt und an die Teilnehmer*innen kommuniziert werden:
 

• Wortmeldungen sollten einem klaren Prozess folgen. Bei hybriden Meetings empfiehlt es sich, Moderator*innen zu bestimmen, welche den Teilnehmer*innen gezielt das Wort erteilen und so auch virtuell Teilnehmende aktiv miteinbeziehen können. Erfolgt keine Moderation durch eine*n Besprechungsleiter*in, ist es ratsam, dass Personen die Hand heben, um einen Redebeitrag anzukündigen.

 

• Mikrofone sollten standardmäßig auf stumm geschalten sein. Um störende Hintergrundgeräusche und Rückkoppelungen zu vermeiden, sollten alle virtuellen Teilnehmer*innen ihre Mikrofone auf stumm schalten, wenn sie nicht gerade am Wort sind.

 

• Priorisieren Sie eine klare Rollenverteilung. Neben einer Person, die die Moderation übernimmt, ist es auch vorteilhaft, eine Person zu bestimmen, welche sich vorwiegend den virtuellen Teilnehmer*innen widmet. So kann sichergestellt werden, dass der Chat im Auge behalten wird und keine digitale Wortmeldung überhört wird.

 

 

5. Kommunikation vor und nach dem Meeting fördern

Die Kommunikation im Vorfeld und im Anschluss eines Meetings trägt maßgeblich zu einem positiven Erlebnis bei. Stellen Sie sicher, dass Sie Briefings für die Besprechung inklusive der Agenda, den verwendeten Tools und allen notwendigen Zugangsdaten mit reichlich Vorlaufzeit aussenden. Nach dem Meeting sollte im Zuge der Nachbereitung eine Zusammenfassung der besprochenen Themen sowie die nächsten Schritte kommuniziert werden.

Eine weitere Maßnahme, um Austausch und Interaktion vor und nach dem Meeting selbst zu fördern ist es, das digitale Meeting rechtzeitig zu starten und nicht vorschnell zu beenden. Dies mag im ersten Moment offensichtlich klingen, in der Praxis wird dem sozialen Aspekt jedoch häufig nicht ausreichend Beachtung geschenkt: Während bei Meetings vor Ort die Türen oft schon einige Minuten vor Beginn des Meetings geöffnet werden und sich Kolleg*innen vor dem offiziellen Start, während der Pausen und im Anschluss informell austauschen können, fehlt digitalen Teilnehmer*innen diese Möglichkeit häufig.  In dem Sie auch das digitale Meeting bereits vor dem eigentlichen Besprechungsstart eröffnen und nicht sofort mit dem Ende der Besprechung schließen geben Sie auch virtuellen Teilnehmer*innen die Möglichkeit zum Austausch.

 

 

6. Einen Testdurchlauf machen

Wie bei jeder Veranstaltung ist auch bei hybriden Meetings ein Testdurchlauf mit ausreichend Vorlaufzeit zu empfehlen. Insbesondere wenn Sie Ihr Meeting in einem externen Konferenzraum mit ungewohnter Technologie und neuen technischen Geräten abhalten, ist ein interner Testdurchlauf wesentlich, um sich mit der Ausstattung und ihrer Bedienung vertraut zu machen. Zusätzlich sollten Sie immer am Tag der Veranstaltung sicherstellen, dass alle technischen Geräte sowie Softwarelösungen funktionsfähig sind. Elemente wie die Beleuchtung, die Kameraeinstellungen und die Tonqualität sollten direkt vor Beginn der Veranstaltung nochmals getestet und eingestellt werden.

 

 

7. Technische Unterstützung vor Ort sicherstellen

Selbst nach einem erfolgreichen Testdurchlauf und sorgsamer Vorbereitung ist man vor technischem Versagen oder Fehlfunktionen nie gefeit. Stellen Sie daher sicher, dass jemand der mit der technischen Ausstattung des Veranstaltungsortes vertraut ist, für die Dauer Ihres Meetings vor Ort verfügbar ist. Im Idealfall bestimmen Sie eine Person, die während des Events für die Technik zuständig ist und eventuelle technische Probleme schnell beheben kann.

 

 

Finden Sie den perfekten Veranstaltungsort für Ihr Hybrid-Meeting

Hybride Veranstaltungen können Sie als Veranstalter*in vor neue Herausforderungen stellen. Mit unserem Leitfaden und dem richtigen Veranstaltungsort sind Sie jedoch perfekt positioniert, um Ihr hybrides Meeting erfolgreich umzusetzen.
 

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