Die Wahl eines Veranstaltungsortes ist eine der wichtigsten — wenn nicht die wichtigste — Entscheidung, die Sie im Laufe des Planungsprozesses für Ihr Event treffen. Angefangen von den Kosten über die Logistik bis hin zum Veranstaltungserlebnis Ihrer Gäste beeinflusst die Eventlocation jeden Aspekt Ihres Events. Passt der Veranstaltungsort, fügt sich oft alles wie von selbst. War es die falsche Entscheidung, müssen Sie sich womöglich von Tag 1 mit Problemen herumschlagen.

 

Aber wie können Sie sich sicher sein, die richtige Wahl zu treffen?

 

Angesichts so vieler Faktoren, die berücksichtigt werden müssen — von der Bestuhlung über Technik bis hin zu Catering und Rahmenprogramm — ist es essenziell, die richtigen Fragen zu stellen, bevor Sie eine Entscheidung treffen und den Vertrag unterschreiben. So stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Informationen haben und können mit gutem Gefühl in die nächste Planungsphase starten.

 

Damit Sie nichts Wichtiges übersehen, haben wir eine Checklist mit den wichtigsten Fragen für Sie zusammengestellt.

 

 

 

Frage 1: Erfüllt die Eventlocation die Anforderungen Ihrer Veranstaltung?

 

Lassen Sie uns mit den absoluten Basics starten. Diese Fragen mögen offensichtlich scheinen, aber es kann überraschend schnell passieren, dass man auf der Suche nach dem perfekten Veranstaltungsort netten Extras hinterherjagt und dabei die praktischen Aspekte vergisst. Daher ist es immer am besten, zuerst zu prüfen, ob ein Veranstaltungsort die grundlegenden Anforderungen Ihres Events erfüllt, bevor Sie sich ihn genauer ansehen.

 

✅ Bietet die Eventlocation ausreichend Platz für die erwartete Gästeanzahl?

✅ Bietet der Veranstaltungsraum die Bestuhlungsform, die sich am besten für Ihr Veranstaltungsformat eignet?

✅ Ist die Eventlocation mit der benötigten Eventtechnik und dem wichtigsten Equipment ausgestattet? Wenn nicht, kann diese Ausstattung schnell und einfach organisiert werden?

 

 

 

Frage 2: Wie steht es mit der Verfügbarkeit?

 

Ist Ihr Veranstaltungsdatum in Stein gemeißelt, ist die Verfügbarkeit einer Eventlocation nicht nur ein entscheidender Faktor, sondern ein klares Ausschlusskriterium. Falls Sie mit dem Veranstaltungsdatum flexibler sind, können Sie gleich mehrere Alternativen anfragen. In beiden Fällen gilt jedoch: Fragen Sie unbedingt die genauen Rahmenbedingungen ab!

 

✅ Welches Zeitfenster ist an Ihrem gewünschten Datum verfügbar? Ist der Veranstaltungsort ganztags, halbtags oder stundenweise zu buchen?

✅ Bei größeren Eventlocations: Ist bereits eine andere Veranstaltung an diesem Tag gebucht? Falls ja, wie wirkt sich das auf Ihre Planung und Ihr Veranstaltungserlebnis aus?

✅ Falls noch keine anderen Events gebucht sind: Wie geht die Eventlocation mit eventuellen zukünftigen Buchungen um? Ist es möglich, den Veranstaltungsort exklusiv zu buchen?

 

 

 

 

Frage 3: Wie steht es um die Bestuhlungsmöglichkeiten und Raumkapazitäten?

 

Nicht jede Eventlocation bietet automatisch alle Bestuhlungsvarianten. Haben Sie eine bestimmte Eventbestuhlung im Sinn, sollten Sie frühzeitig abklären, ob diese vom Veranstaltungsort umsetzbar ist. Je nach Raumgestaltung und Bestuhlungsvariante können sich die maximalen Raumkapazitäten drastisch verändern.

 

✅ Bietet die Eventlocation Ihre gewünschte Bestuhlungsform an?

✅ Wie verändert sich die Raumkapazität für die unterschiedlichen Bestuhlungsformen?

✅ Gibt es einen Grundriss und/oder Fotos von der Raumgestaltung mit unterschiedlichen Bestuhlungsvarianten zur besseren Vorstellung?

✅ Bei Open-Air-Events: Was ist der Plan B im Fall von Schlechtwetter? Besteht die Möglichkeit, die Veranstaltung in den Innenraum zu verlegen?

 

 

 

Frage 4: Gibt es Einschränkungen rund um Raumdesign und Dekoration?

 

Wenn es darum geht, den Veranstaltungsraum an Ihre Vorstellungen anzupassen, lassen Ihnen manche Eventlocations mehr Freiheiten als andere. Um sicherzugehen, dass Sie Ihre Veranstaltungsumgebung wie gewünscht gestalten können, klären Sie unbedingt vorab ab, was erlaubt ist und was nicht.

 

✅ Welche Möbel und Dekoartikel stehen bereits am Veranstaltungsort bereit?

✅ Dürfen eigene Möbel oder Installationen mitgebracht werden?

✅ Gibt es Einschränkungen, was die Dekoration betrifft? (Beispielsweise Wandbehang, Kerzen oder Konfetti)

✅ Müssen von der Eventlocation bestimmte Dienstleister*innen (für Eventdekoration und Ausstattung) genutzt werden? Wenn ja, kann der Veranstaltungsort eine Liste bereitstellen?

✅ Alternativ: Dürfen Dienstleister frei gewählt werden? Wenn ja, müssen diese bestimmte Kriterien erfüllen?

 

 

 

Frage 5: Wie sieht der Ablauf für Auf- und Abbau aus?

 

Das Timing rund um die Zugänglichkeit zur Eventlocation, Aufbau und Abbau wirkt sich auf Ihre gesamte Logistik aus — insbesondere, wenn Sie mit mehreren Dienstleistern zusammenarbeiten. Klare Absprachen im Voraus helfen Ihnen dabei, böse Überraschungen in Form von zu knappen Zeitfenstern und Zuschlägen für das Überschreiten der Aufenthaltsdauer zu vermeiden.

 

✅ Ab wann haben Dienstleister, das Eventteam und Sie selbst Zugang zur Eventlocation?

✅ Wie viel Zeit ist für den Abbau und das Ausräumen inkludiert?

✅ Welche Regelungen gelten, wenn Ihr Event zeitlich überziehen sollte?

✅ Bei Abendveranstaltungen: Gibt es eine unverhandelbare Deadline, bis wann der Veranstaltungsort geräumt werden muss?

✅ Wie ist der Zugang für Anlieferungen geregelt? Gibt es eine separate Lieferantenzufahrt?

✅ Ist Personal vor Ort, um Sie bei der Logistik und Eventkoordination zu unterstützen?

 

 

 

Frage 6: Wie steht es um die Erreichbarkeit und Barrierefreiheit des Veranstaltungsortes?

 

Selbst die schönste Eventlocation hat wenig Wirkung, wenn Ihre Gäste sie nicht problemlos erreichen und sich vor Ort frei bewegen können. Achten Sie daher bei der Wahl eines Veranstaltungsortes darauf, dass dieser mit verschiedenen Verkehrsmitteln gut erreichbar und für Menschen mit Mobilitätseinschränkungen zugänglich ist.

 

✅ Ist die Eventlocation mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar?

✅ Stehen ausreichend Parkplätze für Gäste, die mit dem PKW anreisen, zur Verfügung?

✅ Falls nicht: Welche alternativen Parkmöglichkeiten gibt es in der Nähe der Eventlocation?

✅ Fallen Parkgebühren an? Wenn ja, sind diese Teil der Veranstaltungskosten oder von den Gästen zu übernehmen?

✅ Welche Maßnahmen hat der Veranstaltungsort getroffen, um barrierefreien Zugang zu ermöglichen? (z.B. Behindertenparkplätze, stufenfreier Zugang, barrierefreie Sanitäranlagen)

 

 

 

Frage 7: Welche Cateringoptionen stehen zur Auswahl?

 

Während manche Eventlocations hauseigenes Catering anbieten oder mit Partnerfirmen zusammenarbeiten, überlassen andere die Verpflegung dem Veranstalter oder der Veranstalterin des Events. Beide Varianten können gut funktionieren — wichtig ist, dass Sie Ihre Optionen und etwaige Einschränkungen kennen.

 

✅ Bietet der Veranstaltungsort Seminarpauschalen mit Verpflegung? Wenn ja, welche Optionen gibt es?

✅ Falls hauseigenes Catering angeboten wird: Gibt es die Möglichkeit, eine Verkostung zu organisieren?

✅ Erlaubt es der Veranstaltungsort, einen Caterer Ihrer Wahl zu beauftragen?

✅ Können Allergien und individuelle Ernährungsbedürfnisse (vegetarisch, vegan, glutenfrei, laktosefrei, halal etc.) berücksichtigt werden? Fallen dafür Zusatzkosten an?

 

 

 

Frage 8: Was ist im Preis inbegriffen — und was kostet extra?

 

Eine Eventlocation kann auf den ersten Blick als Schnäppchen erscheinen — bis sich die versteckten Zusatzkosten aufsummieren. Bevor Sie sich auf einen Veranstaltungsort festlegen, sollten Sie immer sichergehen, dass Sie Klarheit darüber haben, was im Grundpreis enthalten ist und welche Zuschläge, Gebühren oder andere Zusatzkosten auf Sie zukommen könnten.

 

✅ Handelt es sich bei dem Grundpreis um reine Raummiete oder eine Seminarpauschale, die Eventtechnik, Equipment und mehr beinhaltet?

✅ Bietet die Eventlocation Cateringpakete? Wenn ja, welche Optionen stehen zur Auswahl? Wird ein Aufschlag für Verpflegung, die spezielle Ernährungsbedürfnisse berücksichtigt, verlangt?

✅ Bietet der Veranstaltungsort Seminarpakete mit Unterkunft vor Ort? Wenn ja, was genau ist enthalten?

✅ Verrechnet die Location zusätzliche Gebühren (Servicegebühr, Buchungsgebühr, Reinigungsgebühr etc.) oder Trinkgelder, die miteingerechnet werden müssen?

✅ Wie hoch ist die Anzahlung, um den Veranstaltungsort zu reservieren?

✅ Wie ist der Zahlungsplan geregelt und zu welchem Datum ist der Restbetrag oder die letzte Teilzahlung fällig?

 

 

 

Frage 9: Welche vertraglichen Bedingungen gelten?

 

Bevor Sie einen Vertrag unterschreiben, sollten Sie Ihre Rechte und Pflichte genau kennen. Besonders wichtig ist, dass Sie das Prozedere rund um Terminänderungen oder Absagen kennen, denn selbst der beste Plan kann aufgrund unvorhergesehener Ereignisse scheitern.

 

✅ Welche Rechte und Pflichten liegen in Ihrer Verantwortung als Mieter*in und welche Rechte und Pflichten schultert der Veranstaltungsort?

✅ Wie lauten die Stornobedingungen? Welche Absagefrist wird Ihnen eingeräumt? Und welche Kosten sind im Falle einer Absage erstattungsfähig?

✅ Besteht die Möglichkeit, das Eventdatum zu verschieben? Welche Gebühren fallen für eine etwaige Terminänderung an?

✅ Was gilt im Falle von unvorhergesehenen Ereignissen, Notfällen und höherer Gewalt?

✅ Wie ist die Haftung im Falle von Schäden, die in Zusammenhang mit diesem Event entstehen, geregelt?

 

 

 

Frage 10: Kann der Veranstaltungsort vorab besichtigt werden?

 

Haben Sie geklärt, dass Ihre gewählte Eventlocation alle Anforderungen erfüllt, ist es an der Zeit, eine Besichtigung zu organisieren. Fotos sind ein guter Anfang, ein virtueller Rundgang ist noch besser, aber um sich ein klares Bild vom Veranstaltungsort zu machen, ist ein Besuch vor Ort immer noch am besten.

 

✅ Gibt es eine virtuelle Besichtigung oder einen Videorundgang online?

✅ Können Sie einen Besichtigungstermin vor der Buchung vereinbaren?

✅ Ist es möglich, die Eventlocation bei laufendem Betrieb (mit Erlaubnis) zu erleben?

 

 

 

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