Bei der Auswahl der perfekten Eventlocation ist eine Vielzahl an Faktoren zu beachten. Schlüsselkriterien wie Lage und Erreichbarkeit, Infrastruktur, Catering und Rahmenangebot spielen eine große Rolle. Von besonderer Bedeutung ist jedoch der Veranstaltungsraum selbst — die passende Arbeitsumgebung fördert die Produktivität und das Wohlbefinden Ihrer Teilnehmer*innen.

Doch woran erkennt man den perfekten Seminarraum? Wir geben Ihnen in diesem Leitfaden einen Überblick über die wichtigsten Aspekte, die Sie bei der Auswahl eines Veranstaltungsraums berücksichtigen sollten. Mit unseren Tipps vermeiden Sie die häufigsten Fehler bei der Raumauswahl und dem Erfolg Ihres nächsten Events steht nichts mehr im Wege.
 

Die richtige Raumgröße und das passende Layout

Das erste Kriterium, auf das Sie potenzielle Veranstaltungsräume überprüfen sollten, ist die Raumgröße. Die richtige Größe für Ihren Seminarraum wird von Ihrem Veranstaltungsformat, der gewünschten Bestuhlungsform und der erwarteten Teilnehmer*innen-Anzahl bestimmt. Unser Raumkapazitätsrechner unterstützt Sie dabei, eine realistische Raumgröße zu ermitteln.

Unsicher, welche Bestuhlungsform die richtige für Ihre Veranstaltung ist? Unser Leitfaden zu den 10 beliebtesten Bestuhlungsformen hilft Ihnen weiter.

Neben der Quadratmeterzahl muss auch das Layout des Raums bedacht werden. Ist der Raum verwinkelt oder gibt es Architekturelemente wie Säulen oder Bögen, kann dies sowohl die nutzbare Bodenfläche als auch die Sichtmöglichkeiten Ihrer Teilnehmer*innen beeinträchtigen. Ein Bonus hingegen sind flexible Trennwände, die es ermöglichen die Raumgröße an Ihre Veranstaltung anzupassen und gegebenenfalls Breakout-Rooms zu kreieren.
 

Reichlich Tageslicht, Beleuchtung und Verdunkelungsmöglichkeiten

Wer bereits ein Seminar oder eine ähnliche Veranstaltung in einem fensterlosen Raum erlebt hat, kann aus eigener Erfahrung bestätigen: Natürliches Tageslicht trägt maßgeblich zum Wohlbefinden der Teilnehmer*innen bei, stärkt die Konzentrationsfähigkeit und steigert die Produktivität.

Bei der Raumauswahl sollten Sie daher auf reichlich Tageslicht achten. Hohe Fensterfronten mit einem Ausblick ins Grüne sind ideal, da diese nicht nur als natürliche Lichtquelle dienen, sondern auch die Möglichkeit bieten, die Augen mit einem Blick nach draußen kurzfristig zu entspannen.

So wichtig Tageslicht auch ist, der perfekte Seminarraum sollte ebenso adäquate Verdunkelungsmöglichkeiten bieten. Jalousien, Rollos oder Blackout-Vorhänge sorgen für optimale Sichtbarkeit wenn das Sonnenlicht blendet oder der Lichteinfall störend wirkt, zum Beispiel während Präsentationen.

Neben ausreichend Tageslicht sollte ein Veranstaltungsraum auch angenehme künstliche Beleuchtung bieten. Im Idealfall ist eine Mischung aus direkten und indirekten Lichtquellen vorhanden. Tageslichtlampen und dimmbare Beleuchtung bieten ein besonders hohes Level an Komfort.
 

Kontrollierbare Raumtemperatur und Belüftung

Eine angenehme Raumtemperatur und frische Luft sind für das Arbeitsklima ebenso entscheidend. Prüfen Sie daher, ob die Fenster im Seminarraum zum Lüften geöffnet werden können oder ob es eine andere Form der Frischluftzufuhr gibt und inwiefern die Raumtemperatur durch Beheizung und Klimaanlage kontrolliert werden kann.
 

Gute Akustik

Eine gute Raumakustik ist sowohl für die Verständlichkeit als auch die Konzentrationsfähigkeit essenziell. Sind die akustischen Gegebenheiten ungenügend, wird das Zuhören bei Präsentationen und auch das Diskutieren in größeren Gruppen zur Herausforderung. Lärmbelastung und Störgeräusche von außen können ebenso Stressfaktoren darstellen und sich negativ auf Ihre Veranstaltung auswirken.

Für eine ruhige Arbeitsatmosphäre achten Sie daher darauf, dass der Raum eine exzellente Akustik aufweist. Bestenfalls befindet sich der Seminarraum in einer Ruhelage, ist mit schallabsorbierenden Elementen wie Decken- oder Wandabsorbern ausgestattet und verfügt über ein modernes Soundsystem mit gut platzierten Lautsprechern. Um ausreichend Privatsphäre zu garantieren, sollte der Raum außerdem eine gute Schallisolierung aufweisen.
 

Passende Bestuhlung mit hohem Komfortlevel

Langes Sitzen ist während eines Seminars oder einer Konferenz oft unvermeidlich. Deshalb ist es umso wichtiger, dass Ihr Veranstaltungsraum mit komfortablem Mobiliar bestuhlt ist. Ergonomische Stühle und durchdachte Arbeits- und Ablageflächen helfen, Verspannungen vorzubeugen und machen es Ihren Teilnehmer*innen möglich, konzentriert und effektiv zu arbeiten.
 

Modernste technische Ausstattung und Equipment

Um Inhalte für unterschiedliche Lerntypen effektiv zu vermitteln, darf moderne Präsentationstechnik und unterstützendes Equipment nicht fehlen. Beamer und Leinwand, ein Smart Board oder Whiteboard, analoge oder digitale Flipcharts sowie Zugang zu einem leistungsstarken WLAN gehören je nach Veranstaltungsformat zu den Standardrequisiten. Prüfen Sie, was für Möglichkeiten der Seminarraum bietet und welche Ausstattung bereits in der Raummiete oder Seminarpauschale inkludiert ist.
 

Passender Stil und Atmosphäre

Der perfekte Seminarraum muss auch stiltechnisch zu Event und Zielgruppe passen. Ein luxuriös mit Leder ausgestatteter Boardroom, ein Seminarraum im skandinavischen Stil mit klaren Linien, Holz und Glas und ein farbenfroher Meetingraum mit flexiblen Loungemöbeln vermitteln unterschiedliche Erwartungen und Werte. Die passende Atmosphäre spiegelt die Persönlichkeit Ihres Unternehmens sowie das Thema Ihrer Veranstaltung wider und gibt so den Ton für die Stimmung Ihrer Teilnehmer*innen an.
 

Angemessene Kosten, die das Budget nicht überschreiten

Zu guter Letzt muss natürlich auch der Preis bedacht werden, um sicherzustellen, dass das Eventbudget auch eingehalten werden kann. Klären Sie, wie hoch die Kosten für Raummiete ausfallen und welche Seminarpauschalen von der Eventlocation angeboten werden. Oftmals stellen Tagespauschalen, die neben der Raummiete auch Ausstattung, Konferenztechnik, Equipment, Getränkeverpflegung und Catering inkludieren, die kostengünstigste Option dar. Wird kein Gesamtpaket gewählt, ist auf eventuell anfallende Zusatzkosten wie Gebühren und Aufpreise zu achten.

 

Die ultimative Checkliste für den perfekten Seminarraum

Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei, unterschiedliche Veranstaltungsräume schnell auf Ihre Bedürfnisse zu überprüfen und objektiv miteinander zu vergleichen.

Gehen Sie die Punkte der Reihe nach durch, um sicherzugehen, dass der von Ihnen gewählte Seminarraum alle relevanten Kriterien erfüllt:
 

Raumgröße und Layout

🗹 Hat der Raum die passende Größe für die gewünschte Bestuhlungsform und erwartete Anzahl an Teilnehmer*innen?

🗹 Kann freie Sicht auf das Geschehen für alle Teilnehmer*innen ermöglicht werden?

🗹 Sind flexible Trennwände vorhanden?
 

Tageslicht, Beleuchtung und Verdunkelung

🗹 Verfügt der Raum über Fenster und ausreichend Tageslicht?

🗹 Können die Fenster mittels Jalousien, Rollos oder Vorhängen verdunkelt werden?

🗹 Gibt es direkte und/oder indirekte künstliche Beleuchtung?

🗹 Ist die künstliche Beleuchtung angenehm und/oder kann sie flexibel angepasst werden?
 

Temperatur und Belüftung

🗹 Können die Fenster zum Lüften geöffnet werden oder gibt es eine andere Form der Frischluftzufuhr?

🗹 Kann die Raumtemperatur über Heizung und/oder Klimaanlage gesteuert werden?
 

Akustik

🗹 Ist der Raum frei von Störgeräuschen und Lärmbelastung von außen?

🗹 Bietet der Raum eine klare Akustik ohne Echo, Widerhall oder anderen Störfaktoren?

🗹 Verfügt der Raum über ein modernes Soundsystem mit Lautsprechern?

🗹 Ist der Raum ausreichend schallisoliert um Privatsphäre zu garantieren?
 

Bestuhlung

🗹 Ist die gewünschte Bestuhlungsform in diesem Raum umsetzbar?

🗹 Sind die Stühle und/oder andere Sitzgelegenheiten ergonomisch und bequem für langes Sitzen?

🗹 Haben die Teilnehmer*innen ausreichend Arbeits- und Ablagefläche mit dieser Bestuhlung?
 

Konferenztechnik

🗹 Sind Präsentationstechnik und Equipment vorhanden? (Beamer und Leinwand, Smartboard, Whiteboard, Flipchart, etc.)

🗹 Gibt es Zugang zu einem leistungsstarken WLAN?
 

Stil und Atmosphäre

🗹 Spiegelt der Raum und seine Einrichtung die Persönlichkeit der Veranstaltung wider?
 

Kosten und Budget

🗹 Gibt es eine klare Kostenaufstellung ohne versteckte Gebühren und Aufpreise?

🗹 Liegen die Kosten für Raummiete und/oder Seminarpauschalen im Budget?

 

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