Der Erfolg Ihrer Veranstaltung ist die Summe vieler Teilentscheidungen. Als Organisator*in eines Events schwirrt Ihnen eine Vielzahl an offenen Fragen und Herausforderungen durch den Kopf. Jedes kleine Detail darf bei der Eventplanung bedacht werden, doch eine Frage muss vor allen anderen geklärt werden: Welche Eventlocation ist die beste Wahl für Ihre Veranstaltung?

Die Wahl eines passenden Veranstaltungsortes ist nicht nur eine der ersten Entscheidungen, die getroffen werden muss — denn bevor die Entscheidung für einen Veranstaltungsort gefallen ist, kann nicht viel organisiert werden — sondern auch eine der wichtigsten: Lage, Größe, Ausstattung, Services und Atmosphäre der Eventlocation können über den Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung entscheiden.

Damit Sie sich nicht stundenlang den Kopf zerbrechen und planlos bei unzähligen Veranstaltungsorten anfragen müssen, haben wir für Sie den ultimativen Leitfaden für die Wahl der perfekten Eventlocation zusammengestellt.

In diesem Leitfaden finden Sie die 5 wichtigsten Kriterien, um Veranstaltungsorte schnell und einfach auf Ihre Anforderungen zu prüfen und objektiv miteinander zu vergleichen.

 

1. Die Eventlocation muss gut erreichbar sein

Die Lage Ihrer Eventlocation spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Sowohl die Distanz, die Ihre Teilnehmer*innen zurücklegen müssen als auch die Erreichbarkeit nehmen Einfluss darauf, wie einfach sich die Anreise Ihrer Gäste gestaltet. Im Idealfall ist der von Ihnen gewählte Veranstaltungsort sowohl mit dem Auto als auch öffentlichen Verkehrsmitteln gut zu erreichen und verfügt über ausreichend Parkplätze. Bei internationalen Veranstaltungen ist auch die Nähe zum Flughafen zu bedenken.

Nicht vergessen: Die Erreichbarkeit der Eventlocation ist auch für die Logistik von Bedeutung. Müssen Gegenstände angeliefert werden, sollte überprüft werden welche Zufahrten genutzt werden können und wie es um Be- und Entladungsmöglichkeiten steht.

 

2. Die Eventlocation muss die richtige Größe für Ihre Veranstaltung haben

Der richtige Veranstaltungsort darf weder zu groß noch zu klein sein. Welche Größe der Veranstaltungsort für Ihr Event haben soll, ist von folgenden Faktoren abhängig:

• welches Format Ihr Event hat
• wie viele Teilnehmer*innen Sie erwarten
• welche Bestuhlungsform gewünscht ist

Tipp: Für einen ersten Anhaltspunkt welche Raumgröße für Ihre gewünschte Teilnehmer*innen-Anzahl und Bestuhlungsform realistisch ist, nutzen Sie am besten unseren Raumkapazitätsrechner.

 

Das Format Ihres Events bestimmt die Art des Veranstaltungsraums.

Je nach Art Ihrer Veranstaltung eignen sich unterschiedliche Räumlichkeiten:

Planen Sie ein Meeting, einen Workshop oder ein Seminar, sind Boardrooms, Besprechungsräume und Tagungsräumlichkeiten die klassische Wahl. Konferenzhotels und Veranstaltungszentren bieten eine große Auswahl unterschiedlicher Räumlichkeiten, was auch Gruppenarbeiten in Breakout-Rooms leicht möglich macht.

Konferenzen, Tagungen und Kongresse finden am besten in Konferenz- und Veranstaltungssälen statt. Insbesondere bei Großveranstaltungen bieten sich Kongresszentren dank der umfassenden Infrastruktur (Bühne, Licht- und Tonanlagen, Dolmetscherkabinen, Pausenräumlichkeiten und Catering) an.

Für Firmenfeiern, Weihnachtsfeiern, Galadinners und andere kulinarische Veranstaltungen sind je nach Größe des Events Restauranträumlichkeiten, Bankett- und Ballsäle oder Veranstaltungshallen zu empfehlen.

 

Entscheiden Sie sich für eine Bestuhlungsform.

Um die benötigte Raumgröße für die erwartete Anzahl an Teilnehmer*innen zu ermitteln, muss zuerst die gewünschte Bestuhlungsform festgelegt werden.

Welche Bestuhlungsform sich am besten für Ihr Event eignet, hängt wiederrum vom Format Ihrer Veranstaltung ab und worauf der Fokus liegen soll. Während manche Bestuhlungsarten den Blick auf das Hauptgeschehen priorisieren, ermöglichen andere Raumkonzepte mehr Interaktion zwischen den Teilnehmer*innen.

Nicht sicher welche Bestuhlungsform Sie wählen sollen? Lesen Sie mehr in unserem Blogartikel „Die richtige Bestuhlungsvariante für Ihr Event“.

Bedenken Sie auch, dass nicht jede Bestuhlungsvariante in jedem Veranstaltungsraum verfügbar ist.

 

Wählen Sie die richtige Raumgröße für die erwartete Teilnehmer*innen-Anzahl.

Sind Format, Bestuhlungsform und Teilnehmer*innen-Anzahl geklärt, können Sie die richtige Raumgröße ermitteln. Unser Raumkapazitätsrechner hilft Ihnen dabei.

Wichtig ist, dass der Veranstaltungsraum auch tatsächlich Raum für Ideen, Produktivität und Interaktion gibt. Gleichzeitig darf der Raum nicht zu groß sein, damit das Veranstaltungsgeschehen nicht verloren wirkt. Im Idealfall sollte Ihr Raum gut gefüllt aber nicht überfüllt sein.

 

3. Die Eventlocation muss über die richtige Infrastruktur und Ausstattung verfügen

Nicht nur der Veranstaltungsraum, sondern auch die Ausstattung muss stimmen. Auf die folgenden Merkmale sollten Sie besonders Acht legen:

 

Veranstaltungstechnik und andere technische Ausstattung

Stellen Sie sicher, dass die Eventlocation technisch gut ausgestattet ist, damit Ihre Veranstaltung reibungslos über die Bühne geht.

Standardtechnik, wie etwa WLAN, Projektor und Leinwand, Whiteboards oder Flipcharts, ist bei den meisten Veranstaltungsorten in der Raummiete oder Seminarpauschale inbegriffen. Weitere technische Ausstattung ist je nach Eventlocation oftmals nur gegen Gebühr nutzbar oder muss extern angemietet werden.

Werden Licht- und Tontechnik, Dolmetschkabinen und andere Spezialtechnik benötigt, grenzen diese Kriterien die Suche nach dem perfekten Veranstaltungsort weiter ein.

 

Raumausstattung

Für den Wohlfühlfaktor Ihrer Gäste spielen auch Ausstattung und Raumtechnik eine bedeutende Rolle. Im Idealfall verfügt der von Ihnen gewählte Veranstaltungsraum über reichlich Tageslicht und Fenster mit Blick nach draußen. Vergessen Sie nicht, auf Heizung, Klimaanlage und Belüftung sowie Beleuchtung und Verdunklungsmöglichkeiten zu achten.

Sind Gruppenarbeiten oder Breakout-Sessions Teil Ihres Events, bieten sich flexible Räumlichkeiten, die sich dank mobiler Trennwände schnell und einfach in mehrere Arbeitsbereiche unterteilen lassen, besonders an.

Mehr zu den Kriterien, die ein Veranstaltungsraum erfüllen sollte, lesen Sie in unserem Blog „Daran erkennen Sie den perfekten Seminarraum“.

 

Einrichtungen außerhalb des Veranstaltungsraums

Auch auf die Infrastruktur abseits des Hauptveranstaltungsraums darf nicht vergessen werden. Achten Sie beim Vergleich von potenziellen Veranstaltungsorten auf die folgenden Aspekte:

• Sanitäre Einrichtungen: Stehen ausreichend Toiletten für die Gäste zur Verfügung?
   
• Empfang: Gibt es eine Garderobe? Wie steht es um Empfangspersonal?
   
• Pausen: Verfügt die Eventlocation über ansprechende Pausenbereiche? Haben Gäste Zugang zu einem Außenbereich?

 

4. Die Eventlocation muss zu Ihren Catering-Vorstellungen passen

Selbstversorgung, Seminarpauschale der Eventlocation oder doch lieber externes Catering?

Die kulinarische Verpflegung Ihrer Veranstaltungsgäste ist ein kritischer Faktor für den Erfolg Ihres Events. Denn: Mit leerem Magen lässt es sich nicht gut arbeiten. Eine gute Mahlzeit hingegen bringt neue Energie und schafft Verbindung unter den Teilnehmer*innen.

Viele Eventlocations, insbesondere Seminar- und Konferenzhotels, bieten eine große Auswahl unterschiedlicher Seminarpauschalen. Von Kaffeepausen bis hin zur Vollverpflegung mit Übernachtung ist alles möglich.

Beachten Sie, dass manche Eventlocations keine kulinarische Verpflegung anbieten und diese separat organisiert werden muss. Das bedeutet zusätzlichen Organisationsaufwand, schenkt Ihnen jedoch auch die Freiheit, Getränke und Mahlzeiten ganz nach Ihren Vorstellungen zu gestalten.

Umgekehrt gibt es Eventlocations, die kein externes Catering erlauben und Veranstalter*innen auf die angebotenen Seminarpauschalen oder feste Vereinbarungen mit externen Partnerfirmen beschränken.

Welche Variante auch immer Sie bevorzugen, überprüfen Sie vor der Wahl Ihrer Eventlocation, dass Ihre kulinarischen Wünsche dort umsetzbar sind.

 

5. Die Eventlocation muss ein erlebnisreiches Rahmenprogramm ermöglichen

Ein abwechslungsreiches Rahmen- und Begleitprogramm, das auf Ihre Teilnehmer*innen und die Ziele Ihrer Veranstaltung abgestimmt ist, setzt Ihrem Event die Krone auf.

Egal ob Teambuilding, Ausflüge oder Wellnessangebote, die richtigen Rahmenprogrammaktivitäten lockern Ihre Veranstaltung auf und sorgen dafür, dass sie Ihren Gästen noch lange in Erinnerung bleibt.

Als Schlüsselelement zum Erfolg Ihrer Veranstaltung darf das Rahmenprogramm daher auch bei der Wahl der perfekten Eventlocation nicht außer Acht gelassen werden.

Die folgenden Aspekte sollten Sie in Ihre Entscheidung miteinbeziehen:

 

Lage und Umgebung

Die Lage Ihres Veranstaltungsortes beeinflusst indirekt die Rahmenprogrammgestaltung. Ein Kongresszentrum in der Innenstadt bietet aufgrund seiner Umgebung andere Möglichkeiten als ein Wellnessresort in den Alpen. Denken Sie bei der Wahl Ihrer Eventlocation auch an das Rahmenprogramm und überlegen Sie sich, ob Sie typisch urbane Aktivitäten wie Stadtführungen oder Erlebnisse, die sich auch in einer abgelegenen Eventlocation umsetzen lassen, bevorzugen.

 

Angebot der Eventlocation

Viele Eventlocations, insbesondere Seminar- und Konferenzhotels, bieten ein umfangreiches Angebot an attraktiven Rahmenprogrammaktivitäten als Teil des Eventmanagements an. Es lohnt sich daher, beim Vergleich unterschiedlicher Veranstaltungsorte auch das Rahmenprogrammangebot miteinzubeziehen.

Gut zu wissen: Mit dem Rahmenprogramm verhält es sich ähnlich wie mit dem Catering. Je nach Veranstaltungsort kann es von der Eventlocation selbst umgesetzt, in Kooperation mit Partnerfirmen organisiert oder extern gebucht werden.

 

Überfordert mit der Suche nach der perfekten Eventlocation?

Konflinx unterstützt Sie gerne dabei, passende Veranstaltungsorte zu entdecken, miteinander zu vergleichen und in wenigen Klicks online zu buchen.

 

So funktionierts
 

1. Klicken Sie sich nach Lust und Laune durch unsere große Auswahl an beliebten Veranstaltungsorten in ganz Österreich. Finden Sie eine Eventlocation ansprechend, fügen Sie diese einfach in einem Klick zu Ihrer Liste hinzu.
    
2. Haben Sie einen oder mehrere Veranstaltungsorte gefunden, senden Sie uns Ihre unverbindliche Anfrage. Im Anfrageformular können Sie uns alle Ihre Anforderungen und Kriterien nennen und wir prüfen, welche Eventlocations für Ihr Event geeignet sind.
    
3. Unsere Konferenzexperten erstellen Ihnen einen übersichtlichen Vergleich der von Ihnen ausgewählten Eventlocations, der Ihnen die Entscheidung leicht macht.
    
4. Wenn Sie sich für einen Veranstaltungsort entschieden haben, können Sie diesen schnell und einfach über Konflinx buchen.

 

Wir unterstützen Sie gerne dabei, die perfekte Kulisse für Ihr nächstes Event zu finden.